Hvor hurtigt må man sende en rykker, og hvad er best-practise?

Hvad gør du, efter du har sendt din kunde en faktura, og han ikke betaler? Hvor hurtigt må man sende en rykker, og hvad er best-practise at gøre? I denne artikel vil jeg både se på, hvor hurtigt man må sende en rykker, og hvad du bør gøre for på den ene side at sikre din betaling og på den anden side bevare en god kunderelation.

Hvis du er som de fleste, “glemmer” du den sendte faktura, indtil den dag du mangler penge på din konto, eller dit regnskabsprogram påminder dig om, at fakturaen nu er forfalden. Før end, at du kan stole på dataene i dit regnskabsprogram, skal du logge ind på netbank og tjekke, hvem der har betalt (og så skal du opdatere dit regnskabsprogram). Det er en lille øvelse, som kan klares på under 2 minutter, men personligt har jeg sjældent tjekket min firmakonto oftere end hver anden til tredje uge. Hvis du er lige, som jeg har været, er du i store problemer. Ved ikke dagligt at tjekke, hvem der har betalt (og hvem der ikke har), har du ingen mulighed for at følge op på forfaldne krav.

Hvorfor er det vigtigt at følge op hurtigt?

Der er en meget stor sammenhæng mellem alderen på et krav og sandsynligheden for, at kravet bliver betalt. Hvis en faktura først er 30 dage forfalden, er sandsynligheden for betaling allerede faldet fra 99% til under 70%, og efter 90 dage er chancen for betaling under 15%.

Lidt forsimplet sagt falder sandsynligheden for at få betaling med næsten 1% pr. dag en faktura er forfalden. (1)

Ovenstående har følgende konsekvenser:

• Tjekker du indbetalinger og rykkere 1 gang om ugen, vil du gennemsnitligt først kunne sende en betalingspåmindelse 3,5 dage, efter en faktura er forfalden (og dermed vil sandsynligheden for betaling allerede være faldet med 3,5%).
• Tjekker du indbetalinger (og sender rykkere) én gang om måneden, vil du gennemsnitligt først rykke efter 15 dage, og sandsynligheden for betaling er faldet drastisk (med 15%).

Figuren forneden illustrerer, hvordan værdien af et krav falder i takt med antal dage, kravet er forfalden:

Hvor hurtigt må man sende en rykker, og hvor tidligt kan du tillade dig at følge op?

Jeg mener faktisk, at det bedste tidspunkt at minde kunden om betaling er dagen FØR, din faktura er forfalden. Husk på, at de fleste kunder faktisk ønsker at betale deres regninger til tiden, men at de (ligesom du og jeg) har rigtig travlt. En venlig påmindelse om, at din regning forfalder i morgen (og gerne et link til en side, hvor den kan betales) er derfor ikke en belastning for din kunde, tværtimod.

Hvis din regning ikke er betalt 1-2 dage efter forfald, vil jeg faktisk igen sende kunden en meget venlig påmindelse. På den måde viser du kunden, at du holder øje med, om kunden har betalt, og at du tager jeres aftale om betaling til tiden seriøst.

Det er ekstremt vigtigt, at disse påmindelser er meget venlige. Afhængigt af forholdet til din kunde kan du eventuelt også tilføje en smule humor.

Både i den første påmindelse (før forfald) og den anden påmindelse (1-2 dage efter forfald) bør du altid vedlægge den originale faktura, således at det er nemt for kunden at se, hvad han skal betale samt finde betalingsoplysningerne.

Da 98% (2) af alle SMS’er bliver læst (og 90% inden for de første 3 minutter) er det en rigtig god ide at supplere din anden påmindelse med en SMS. Optimalt indeholder din SMS et link til en betalingsside.  

Hvis din regning 5 dage efter din 2. påmindelse fortsat ikke er betalt, bør du give din kunde et kald. Hvis du arbejder for en større virksomhed, hvor en anden person end dig har den daglige kontakt til kunden, kan det være en god ide at lade vedkommende (fx en sælger) give kunden et opkald.

Gerne 5, og senest 10, dage efter din faktura er forfalden, bør du (medmindre du specifikt har aftalt andet med din kunde) sende kunden en rykker 1 (og dermed gå videre til næste skridt).

Ovenstående kontante og hurtige opfølgning kan godt virke en smule skrap. Men husk på, at sandsynligheden for at få betaling falder med ca. 1% pr. dag, så medmindre du har vundet i Lotto, bør du tage tyren ved hornene og igangsætte en effektiv opfølgningsprocedure. Set fra kundens perspektiv er det langt bedre at få en venlig påmindelse om en forfalden faktura end ikke at høre noget i en måned for så at få en rykker 1.

Er der regler for, hvor hurtigt man må sende en rykker?

Du må sende en rykker, så snart din faktura er forfalden. Herefter må du rykke så ofte, som du vil – dog må du ikke genere din kunde, mere end hvad der er nyttigt. Hvis du pålægger rykkergebyrer på dine rykkere, skal der gå minimum 10 dage mellem hver rykker, og medmindre andet er aftalt, må du ikke pålægge mere end 100 kr. pr. rykker. Samlet må du ikke sende mere end 3 gebyrpålagte rykkere.