Guide: Sådan kommer du i gang med automatisk debitorstyring

Introduktion: Hvordan kan Likvido automatisere din debitorstyring?

Hvis din virksomhed sælger på kredit, kender du sikkert til den vigtige, men tidskrævende udfordring, som debitorstyring udgør.

Debitorstyring involverer en række opgaver: fakturering af kunder (debitorer), overvågning af indbetalinger i banken, bogføring af indbetalinger i regnskabsprogrammet, identifikation af ubetalte fakturaer, udsendelse af påmindelser og rykkere, samt i nogle tilfælde overdragelse af forfaldne fakturaer til inkasso.

Mange små virksomheder finder debitorstyring meget tidskrævende og har ofte ikke den nødvendige kontrol over deres debitorer. Dette kan resultere i manglende overblik over forfaldne fakturaer, forsinkede betalinger, høje afskrivninger og stressende nætter.

Hos Likvido specialiserer vi os i at hjælpe små og mellemstore virksomheder med at automatisere deres debitorstyring. Vores mål er at frigive tid til din forretning og give dig bedre overblik over dine debitorer.

Vores system kan hjælpe dig med at automatisere følgende processer: 

• Automatisk registrering af indbetalinger: Med Likvido behøver du ikke længere manuelt at bogføre indbetalinger. Vi tjekker hver dag, hvilke af dine kunder (debitorer) der har betalt deres faktura, og bogfører disse direkte i kassekladden i dit regnskabsprogram. Dette giver dig et realtids overblik over alle dine forfaldne fakturaer. Denne funktion kalder vi for “Fakturaservice”.
• Automatisk udsendelse af venlige påmindelser og rykkere: Når du har et realtidsoverblik over dine debitorer via vores fakturaservice, kan Likvido hjælpe dig med at sikre hurtigere betaling. Vores system kan automatisk udsende venlige påmindelser og rykkere til dine kunder, hvis en faktura ikke er betalt til tiden. Vi forstår, at gode kunderelationer er essentielle for din forretning. Derfor har du fuld kontrol til at tilpasse processen og vælge, hvordan, hvornår og hvilke kunder der skal modtage påmindelser og rykkere. Du kan tilpasse kommunikationen, beslutte om der skal pålægges rykkergebyrer, og styre, om påmindelserne skal sendes via e-mail, brev, EAN eller SMS. Vi kalder denne funktion for "Automatiske rykkere".
• No-cure-no-pay inkasso: Hvis en kunde stadig ikke har betalt efter gentagne påmindelser og rykkere, tilbyder Likvido en nem og effektiv inkassoløsning. Vi er et autoriseret inkassobureau og kan assistere dig både med udenretlig og retlig inkasso. Det bedste ved det er, at det er gratis at starte en inkassosag, og oprettelsen kan gøres med blot ét klik. Vi honoreres kun, hvis vi lykkes med at inddrive din gæld. Du kan læse mere om vores inkassoløsning i vores inkasso guide. 

Herunder kan du se en kort introduktionsvideo til vores løsning:

‍

Priser: Hvad koster Likvido? 

Før vi dykker ned i detaljerne om, hvordan du kommer i gang med Likvido, vil vi gerne give dig en kort introduktion til vores priser for at automatisere din debitorstyring.

Prisen for at bruge Likvido afhænger af antallet af fakturaer/rykkere, du ønsker, at vi skal håndtere, samt hvilken abonnementstype du vælger.

Når du opretter en konto hos Likvido, starter du med et "Pay As You Go"-abonnement. Her betaler du ikke et fast månedligt gebyr, men kun for det faktiske forbrug. Prisen er 15 DKK per transaktion.

‍

En transaktion hos Likvido refererer til en unik faktura eller rykker, som vi håndterer. Selv hvis en faktura efterfølgende bliver til en rykker, tæller den stadig kun som én transaktion. Antallet af transaktioner er altså baseret på det unikke antal "fakturanumre", vi håndterer for dig. Inkassosager tæller ikke som transaktioner, men er altid gratis at oprette.

‍

Uanset hvilket abonnement du vælger, får du adgang til alle funktioner i Likvido, og du kan oprette så mange brugere i systemet, som du ønsker, uden ekstra omkostninger.

‍

Hvis du håndterer mange fakturaer/rykkere, kan det være en fordel at opgradere til vores Standard, Pro, eller Enterprise-abonnementer. Her betaler du et fast månedligt gebyr, der inkluderer et vist antal transaktioner pr. måned. Hvis dit forbrug overstiger 50 transaktioner pr. måned, vil et abonnement være det mest økonomiske valg. Ønsker du at opgradere til et betalende abonnement, kan du kontakte os på info@likvido.com eller booke et uforpligtende møde med en af vores sælgere her. 

‍

Udover abonnementet eller de 15 DKK opkræver vi en række transaktionsgebyrer. Disse gebyrer afhænger af dine indstillinger i Likvido og dit faktiske forbrug. For eksempel, hvis du ønsker, at debitorer kan betale regninger med kreditkort, opkræver vi et kreditkortgebyr. Hvis du ønsker at udsende påmindelser via fysisk brev, opkræver vi et gebyr for porto og kuvertering.

‍

For en detaljeret oversigt over vores priser, klik her. 

‍

Uanset hvilket abonnement du vælger, tilbyder vi gratis support via e-mail, live chat og telefon. Vi har ingen opstartsgebyrer, og ingen bindingsperiode. 

‍

For en detaljeret oversigt over vores betingelser, klik her. 

‍

Step 1: Sådan opretter du en Likvido konto

‍Step 1: Opret en konto: For at komme i gang med Likvido, skal du først oprette en konto via denne formular: Opret en konto. Under oprettelsen skal du acceptere vores handelsbetingelser. Din konto vil blive oprettet med vores "Pay As You Go" abonnement, hvilket betyder, at du ikke betaler et fast månedligt abonnement, men kun bliver opkrævet ud fra dit faktiske forbrug.

‍

Hvis du allerede bruger e-conomic som dit regnskabsprogram, kan du også oprette din konto ved at logge ind i e-conomic, gå til “Market”, søge efter "Likvido" og tilføje Likvido til din e-conomic konto. 

‍

Hvis du kun ønsker at bruge Likvido til inkasso og allerede bruger e-conomic som regnskabsprogram, anbefaler vi dig at benytte vores fuldt integrerede inkassoløsning i e-conomic. Du kan læse mere om denne løsning her. 

Bemærk venligst, at det ikke er muligt at oprette inkassosager direkte i e-conomic, når du først har oprettet en konto hos Likvido. Du kan finde mere information om denne problemstilling her.

‍

Step 2: Accepter vores databehandleraftale: Før du kan begynde at bruge Likvido, skal du acceptere vores databehandleraftale. Du kan læse den fulde aftale her. Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine data, er du velkommen til at kontakte Edwin Holst, VP of Operations, via en@likvido.dk.

‍

Når du har fuldført step 1 og 2, kan du se dit Likvido dashboard: 

Her får du et hurtigt overblik over dashboardet og menuen:

1. Klik på spørgsmålstegnet, hvis du har brug for support via e-mail, telefon eller ønsker at læse supportguider.
2. Klik på live-chatten, hvis du ønsker at starte en live chat med vores supportteam.
3. Klik på pilen i øverste højre hjørne for at åbne alle indstillinger.
4. Under "Fakturaer" kan du se alle de fakturaer, der behandles i Likvido.
5. "To-dos" viser alle de opgaver, du skal løse i Likvido.

Da din Likvido-konto er ny og endnu ikke er synkroniseret med dit regnskabsprogram, vil både "Fakturaer", "To-dos" og selve dashboardet være tomme på nuværende tidspunkt.

Step 2: Sådan opsætter du integrationen til dit regnskabssystem

For at automatisere din debitorstyring med Likvido, er det en forudsætning, at du integrerer dit eksisterende regnskabsprogram med Likvido. Vi understøtter integrationer til e-conomic, Dinero og Billy. Hvis du bruger et andet regnskabsprogram, er du altid velkommen til at kontakte os via info@likvido.com.

Sådan opsætter du integrationen til dit regnskabsprogram: 

Step 1: Gå til indstillinger 

Klik på "Indstillinger" i øverste højre hjørne af skærmen.

‍

Step 2: Vælg integration 

I menuen til venstre, vælg "Regnskabsprogram integration". Vælg dit regnskabsprogram fra drop-down menuen og klik på "Opret integration".

‍

Step 3: Opsæt integrationen 

Hvis du opsætter en integration til e-conomic, skal du være logget ind på den korrekte e-conomic aftale i din browser og have superbrugerrettigheder. Klik på “Tilføj app”, og du er færdig.

‍

‍

Klik “tilføj app” og så er du færdig. 

‍

Hvis du ønsker at opsætte en integration med Dinero eller Billy, skal du logge ind i dit regnskabsprogram og finde din virksomheds ID eller API nøgle, som du skal kopiere og indsætte i Likvido. Klik derefter på "Opsætning af integration”.

• Du finder en guide fra Dinero om, hvordan du finder dit virksomheds-ID her
• Du finder en guide fra Billy om, hvordan du finder din API-nøgle her

‍

Vi har skrevet en række detaljerede guides, som svarer på de hyppigste spørgsmål i forbindelse med vores integrationer med e-conomic, Dinero og Billy. Du finder vores guides om integrationer her

‍

Step 3: Sådan aktiverer du fakturaservice

Formålet med Likvidos "fakturaservice" er at automatisere registrering og bogføring af alle betalinger fra dine kunder (debitorer). På denne måde kan du spare tid på bogføringen og få et realtids overblik over alle dine debitorer og forfaldne fakturaer.

‍

Det er nemt at aktivere fakturaservice med Likvido. Følg disse trin:

‍

Step 1: Gå til indstillinger

Step 2: Klik på "Faktura"

Step 3: Klik på "Aktiver udsendelse af faktura"

‍

‍

Step 4: Når du har aktiveret fakturaservice, vil du se, at vi har aktiveret to kampagner: en for fakturaer udstedt til danske kunder og en til kunder uden for Danmark. Du kan se, hvad vi sender til dine kunder ved at klikke på "rediger".

‍

‍

Step 5: Som standard sendes dine fakturaer kun via email med en standard besked. Du kan redigere tekst, sprog, og vælge, om din faktura også skal sendes via SMS og brev. Bemærk, at vi opkræver 25 DKK per brev uanset abonnement. Hvis du ønsker at dine fakturaer skal sendes via EAN, kan du læse vores guide her. 

‍

‍

Step 6: Gå til  “stamoplysninger” under indstillinger og bekræft, at alle oplysninger er korrekte. Her kan du fx uploade et logo til dine fakturaer og redigere afsendernavn, email mv. Disse oplysninger vil fremgå af den kommunikation, vi sender til dine kunder.

‍

Step 7: Hvis du vil have Likvido til at bogføre indbetalinger i kassekladden i dit regnskabsprogram, skal du klikke på "bogføring" i menuen, aktivere funktionen, vælge de relevante kassekladder og klikke "gem".

‍

‍

Step 8: Med fakturaservice giver du Likvido fuldmagt til at opkræve betaling på dine vegne. Vi udbetaler dagligt indbetalinger til den bankkonto, du har angivet. Det er derfor vigtigt, at du går til "Bankdetaljer" og udfylder dem korrekt. Af sikkerhedsmæssige årsager skal du tilføje en udskrift fra din bank, hvor både virksomhedsnavn og kontooplysninger fremgår. Du kan læse mere her.

‍

‍

Sådan fungerer “Fakturaservice” når funktionen er aktiveret: 

‍

Det er vigtigt at forstå, hvad Fakturaservice gør, når det er aktiveret. Overordnet set kan processen beskrives med følgende trin:

‍

‍

1. Faktura oprettes: Når fakturaservice er aktiveret i Likvido, skal du fortsat oprette dine fakturaer i dit regnskabsprogram, som du plejer. Den eneste ændring er, at du skal klikke “kun bogfør” når du opretter en faktura. Det er vigtigt at du ikke klikker “Bogfør og send”, da din kunde dermed vil modtage to fakturaer. 

‍

‍

2. Faktura importeres og genskabes: Når du har bogført en ny salgsfaktura i dit regnskabsprogram og har aktiveret fakturaservice i Likvido, vil vi automatisk importere den faktura som du har oprettet i regnskabsprogrammet. Vi modtager ikke den faktiske PDF fil, men blot dine fakturadata. Vi vil derefter i Likvido genskabe din faktura. Den faktura vi genskaber har samme standard design som e-conomic, men bemærk venligst, at det ikke er muligt at ændre designet i Likvido. Du kan tilføje dit logo til fakturaen ved at uploade dit logo under “stamoplysninger” i Likvido. Når vi genskaber fakturaen, vil vi ligeledes tilføje vores egne unikke betalingsoplysninger til fakturaen. Du kan læse mere om hvordan vi importerer noter og referencer fra dit regnskabsprogram her. Bemærk, at vi IKKE importerer (og derfor heller ikke udsender) eventuelle vedhæftninger. 
3. Faktura sendes: Likvido vil hver anden time automatisk synkronisere med dit regnskabsprogram, og dermed senest 2 timer efter du har oprettet en faktura i dit regnskabsprogram sende fakturaen til din kunde. Du kan altid klikke på "synkroniser" i Likvido, hvormed alle nye faktura importeres og udsendes med det samme. Med mindre du har aktiveret SMS, Brev eller EAN udsendelse, vil fakturaen kun blive sendt per mail til den email, du har oprettet i e-conomic. 
4. Debitor betaler: Når du bruger fakturaservice eller rykkerservice, giver du Likvido fuldmagt til at opkræve betalinger på dine vegne hos debitor jf. vores betingelser. Det betyder, at debitor ikke betaler fakturaen til dig, men at betalingen går ind på en Likvido konto i Danske Bank. 
5. Vi bogfører betalingen, og udbetaler til dig: Vi udligner hver dag alle de indbetalinger, vi modtager fra dine kunder (debitorer) og udbetaler pengene til dig. Det er vigtigt at du har opdateret dine bankoplysninger i Likvido, så vi kan udbetale pengene til dig. Når vi laver udbetalingen, vil vi bogføre indbetalingen i kassekladden i dit regnskabsprogram ud fra dine indstillinger for bogføring. 

‍

Vi har udarbejdet en række uddybende guides som svarer på de hyppigste spørgsmål ift. vores fakturaservice. 

Her finder du blandt andet svar på hvordan du følger med i dine fakturaer, aktiverer EAN, redigerer indstillinger for bogføring mv. Klik her for at gå til vores guides om fakturaservice. 

‍

Checkliste for aktivering af fakturaservice:

Når du har aktiveret fakturaservice, anbefaler vi, at du gennemgår følgende punkter:

‍

• Alle der fakturerer kunder er informeret om, at de ikke længere skal sende fakturaer via regnskabsprogrammet, men kun oprette dem og klikke "bogfør".
• Jeg har forstået, at Likvido har fået fuldmagt til at modtage betalinger fra mine kunder, og jeg har tjekket, at de bankoplysninger, jeg har tilføjet til Likvido, er korrekte.
• Jeg har verificeret, at mine stamoplysninger er korrekte og opdaterede.
• Jeg har forstået, at Likvido ikke importerer og udsender vedhæftninger, du opretter i dit regnskabsprogram.
• Jeg har aktiveret "bogføring" under indstillingerne.
• Jeg har forstået, at hvis kunden ikke betaler til de bankoplysninger, Likvido har angivet, kan Likvido ikke registrere og bogføre betalingen.

‍

Step 4: Sådan aktiverer du automatiske påmindelser og rykkere

Målet med vores "rykkerservice" er at sende venlige påmindelser og rykkere automatisk, når dine kunder ikke betaler til tiden. Hvis du aktiverer automatiske rykkere, skal du bogføre indbetalinger i dit regnskabsprogram dagligt. Vi anbefaler derfor, at du aktiverer vores fakturaservice for at lette denne opgave.

‍

Det er nemt at aktivere rykkerservice med Likvido. Følg disse trin:

‍

Step 1: Gå til indstillinger

Step 2: Klik på "Påmindelser og rykkere”

Step 3: Vælg, hvordan automatiske påmindelser og rykkere skal startes. Hvis du vælger "automatisk opstart", sender vi automatisk påmindelser og rykkere ud fra de indstillinger, du definerer. Hvis du vælger "bed om godkendelse", sender vi aldrig påmindelser og rykkere automatisk, men opretter en "to-do" i Likvido, hvor du skal godkende hver gang et påmindelsesflow skal starte for en specifik kunde (debitor).

‍

‍

Step 4: Du vil nu se, at vi har aktiveret to rykkampagner: En på dansk for dine kunder i Danmark, og en på engelsk til kunder uden for Danmark. Du kan arbejde videre med vores standardskabeloner, som du netop har aktiveret, eller oprette dine egne kampagner. Start med at klikke på "rediger" på en eksisterende kampagne.

‍

Step 5: Når du har klikket "rediger" på en rykkerkampagne, kan du øverst på siden se indstillingerne for, hvornår denne kampagne skal sende påmindelser og rykkere. Vores standardkampagne sendes til alle kunder, hvis land er Danmark, og kampagnen starter, når en faktura er gået 5 dage over forfald. Du kan selv tilføje flere "regler" samt definere, hvor lang tid der skal gå fra forfald til den første påmindelse.

‍

‍

Step 6: Du kan se hele processen for vores standardkampagne, som består af en kombination af venlige påmindelser uden gebyrer, og 2 rykkere med rykkergebyr. Det er nemt at ændre den kommunikation, vi udsender, ved at klikke på et element i kampagneoversigten. Som standard sendes dine fakturaer kun via email og SMS. Du kan også vælge, at dine påmindelser og rykkere skal sendes via brev. Bemærk, at vi opkræver 25 DKK per brev uanset abonnement. Hvis du ønsker, at dine påmindelser og rykkere også sendes via EAN, kan du læse vores guide her.

‍

‍

Step 7, 8 og 9 er de samme som når du aktiverer fakturaservice, se afsnittet “Sådan aktiverer du fakturaservice”. 

‍

Vi har udarbejdet en række guides, der svarer på de mest almindelige spørgsmål om vores rykkerservice. Her kan du finde svar på, hvordan du opretter skræddersyede kampagner, ekskluderer specifikke kunder, tilføjer CC og BCC mv. Klik her for at gå til vores guides om rykkerservice. 

‍

Checkliste for aktivering af rykkerservice:

‍

Når du har aktiveret rykkerservice-funktionen, anbefaler vi, at du gennemgår følgende tjekliste:

‍

• Jeg har forstået, at Likvido har fået fuldmagt til at modtage betalinger fra mine kunder, og jeg har tjekket, at de bankoplysninger, jeg har tilføjet til Likvido, er korrekte.
• Jeg har verificeret, at mine stamoplysninger er korrekte og opdaterede.
• Jeg har forstået, at Likvido ikke importerer og udsender vedhæftninger, du opretter i dit regnskabsprogram.
• Jeg har aktiveret "bogføring" under indstillingerne.
• Jeg har forstået, at hvis kunden ikke betaler til de bankoplysninger, Likvido har angivet, kan Likvido ikke registrere og bogføre betalingen.

Step 5: Sådan startes inkassosager efter påmindelser og rykkere

Når en kunde (debitor) ikke har betalt efter flere venlige påmindelser og rykkere, anbefales det at indlede en inkassosag.

Hvis du benytter vores rykkerservice og debitor fortsat ikke har betalt ved kampagnens afslutning, vil Likvido automatisk skabe en "to-do" opgave for dig. Her kan du godkende, om den specifikke forfaldne faktura skal viderebehandles som en inkassosag. Du vil også modtage en e-mail-notifikation.

‍

‍

Hvis du vil have Likvido til automatisk at indlede inkassosager, når en kampagne via "rykkerservice" er afsluttet uden betaling, kan dette aktiveres.

‍

Følg disse trin:

‍

1. Gå til indstillinger
2. Klik på "regler" i menuen til venstre
3. Aktiver funktionen "start inkassosag efter rykkerflow"

‍

‍

Du kan læse en detaljeret beskrivelse af vores inkassoløsning her. 

‍

Step 6: Sådan får du styr på dine gamle debitorer

Du vil måske bemærke, at når du aktiverer faktura- og rykkerservice, vil disse automatiseringer kun være gældende for de nye fakturaer, du opretter efter aktiveringsdatoen.

‍

Du skal derfor manuelt organisere de debitorer, du har, når du aktiverer faktura- og rykkerservice. Dette gøres ved at klikke på "fakturaer" i menuen og derefter vælge 

“Import fra regnskabsprogram”.

‍

Du vil nu få en visning af alle de fakturaer, som Likvido har importeret fra dit regnskabsprogram:

‍

‍

Hvis du kontrollerer denne side nogle dage efter du har oprettet faktura- eller rykkerservice, vil du bemærke, at mange af dine fakturaer allerede har fået tildelt en automatiseringsproces i Likvido.

‍

Når du kontrollerer siden første gang lige efter du har oprettet integrationen, vil du kun se de fakturaer, der blev oprettet før du begyndte at bruge Likvido.

‍

Vi anbefaler, at du gennemgår disse "gamle fakturaer" og vælger en handling. Dine valgmuligheder er:

• Fjern fra oversigt: Dette vil ikke ændre noget i dit regnskabsprogram, og kunden (debitor) modtager ingen kommunikation
• Udsend faktura: Er du i tvivl om kunden nogensinde har modtaget din faktura? Så vælg denne funktion for at genudsende fakturaen til din kunde.
• Opstart rykkerflow: Vælg denne for at udsende automatiske påmindelser og rykkere ud fra den kampagne, du har defineret.
• Udsend inkassovarsel: Hvis du allerede selv har sendt påmindelser og rykkere, anbefaler vi at du vælger "udsend inkassovarsel". Derved indledes et inkassoforløb, der begynder med et inkassovarsel.

Til sidst er det vigtigt, at du klikker på "start handling" nederst på siden.

Step 7: Sådan sikrer du at de øvrige indstillinger i Likvido spiller

Stort tillykke hvis du er nået til dette punkt i denne detaljerede onboarding guide. 

Du har nu fået en introduktion til alle de væsentlige funktioner i Likvido. 

‍

Her til sidst vil vi blot sikre, at du har fået en kort introduktion til nogle af de øvrige indstillinger som kan være nyttige at kende til i dit løbende arbejde med Likvido. 

To-do`s og notifikationer 

Vi vil gerne sikre at du løbende får email notifikationer hver gang der sker noget vigtigt i Likvido, som vi tænker er relevant for dig. Derfor sender vi en masse notifikationer til dig på email. Ønsker du at modtage færre mails, kan du altid afmelde dig nogle af disse notifikationer under indstillinger, notifikationer: 

‍

‍

Hvis en notifikation kræver at du laver en handling i Likvido, vil vi samtidig oprette en “to-do” til dig i Likvido. Det er vigtigt at du løbende får løst disse to-dos, da du ellers risikerer at rykkere og inkassosager går i stå. 

‍

‍

Inviter kollegaer til Likvido 

Er der flere kollegaer i din virksomhed som arbejder med debitorer? Så kan du nemt invitere flere kollegaer til Likvido. 

‍

Åbn menuen i højre hjørne,  vælg “Team” og klik “Opret ny bruger”. 

‍

‍

Bemærk at det er gratis at oprette flere brugere i Likvido. 

Når du har inviteret flere brugere til Likvido, kan du uddelegere opgaver til dem ved at tildele en “to-do” til en specifik bruger: 

‍

Øvrige transaktionsomkostninger 

‍

Som du kan se på vores prisside, opkræver vi en række transaktionsgebyrer uanset din abonnement. Der er tale om følgende: 

‍

Vi har allerede gennemgået at du kun opkræves for udsendelse af breve, såfremt du selv aktiverer udsendelse af brev under indstillingerne for faktura - eller rykkerservice. 

‍

Det er også muligt at definere om, og hvornår, dine kunder kan betale med kreditkort. 

‍

Følg disse trin:

‍

1. Åben indstillinger 
2. Klik på “regler” 
3. Som default kan dine kunder (debitorer) betale med kreditkort. Ønsker du at fjerne muligheden skal du selv deaktivere den her. 
4. Du har også mulighed for at sætte en beløbsgrænse på hvornår dine kunder må betale med kreditkort. Vi anbefaler at sætte en beløbsgrænse på fx 10.000 DKK for at undgå høje kreditkortgebyrer. 
5. Husk at klik “gem” nederst på siden. 

‍

Support - vi står klar til at hjælpe dig

Vores team står altid klar til at hjælpe dig med eventuelle spørgsmål. Du kan sende en mail på info@likvido.com eller benytte dig af vores live chat på hjemmesiden. Du kan ligeledes finde vores support nummer når duer logget ind i systemet.

‍

Du er også velkommen til at booke et gratis onboarding kald via dette link. 

Du finder svar på de fleste spørgsmål i vores support artikler.